Seguro que muchas veces has oído que no llegas a todo. Que a tu alrededor se acumulen muchos estímulos y presiones: las fechas límite a punto de vencer, correos urgentes, interrupciones diversas, cambios de prioridades, tareas que se superponen, etc. Todos estos imprevistos pueden distraerte de lo que estás haciendo, desorganizan tu calendario y, sobre todo, conllevan una carga añadida de estrés para ti.
Aunque a veces estas situaciones son inevitables, disponer de buenas herramientas de gestión de tu flujo de trabajo te permitirá hacerle frente de forma más tranquila, eficaz y rápida. Y a su vez, ahorrarte una buena dosis de estrés. Por eso, en todos nuestros cursos de Tecnologías de la Información y la Comunicación, las herramientas digitales de gestión tienen un papel importante.
Si te sientes identificado con lo que te hemos explicado hasta aquí, y quieres optimizar tus horas de trabajo, en este artículo te presentamos 10 herramientas digitales para mejorar la eficiencia en el trabajo. ¡Sigue leyendo!
1. Gestores de tareas y proyectos
Una de las herramientas más útiles para la gestión del trabajo de todo el equipo son los gestores de tareas y proyectos. Algunos de los ejemplos más destacados son: Trello (¡No te pierdas nuestro webinar sobre Trello!), Miro,Asana,Microsoft Planner.
Todas ellas te permitirán organizar colectivamente las tareas, asignarlas a las personas pertinentes y realizar un seguimiento a través de estados que se pueden ir actualizando. De esta forma, todo el equipo puede tener una visión general de quién está haciendo qué, y en qué punto se encuentra. Además, algunas de estas plataformas también disponen de pizarras virtuales que pueden resultar interesantes para compartir o desarrollar ideas.
2. Calendarios digitales
A la hora de elegir un calendario digital, más allá de que sea intuitivo, lo más importante es que se pueda sincronizar con otras aplicaciones y dispositivos, y que puedas personalizarlo a tu gusto. De esta manera, le irás incorporando a tu día a día y te ayudará a mejorar tu eficiencia en el trabajo.
En este sentido, puedes utilizar Google Calendar, Outlook Calendar o, si quieres ser más original, probar una herramienta muy sencilla como Any.do.Estos calendarios no sólo te permiten anotar eventos o concertar reuniones, sino que tienen numerosas funcionalidades muy interesantes. Con ellas, por ejemplo, es posible confrontar tu calendario con el de otras personas de tu equipo para organizarse mejor, enviar recordatorios antes de una reunión o modificar automáticamente la fecha, establecer horas susceptibles de ser reservadas, hacer búsquedas avanzadas entre los eventos programados, aplicar filtros, etc.
3. Aplicaciones de toma de notas
Aplicaciones como Evernote u OneNote, entre otros, te permiten tomar notas a las que podrás acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Dependiendo del programa, tendrás disponibles diferentes funcionalidades, con las que podrás por ejemplo vincular tus notas con tu calendario digital, grabar y reproducir notas de voz, escanear documentos con el móvil y guardar su contenido como texto, enmarcar páginas web que te interesen, etc.
4. Gestores de correo electrónico
Quien más quien menos, todo el mundo utiliza alguna aplicación de correo electrónico, ya sea Gmail, Outlook u otra similar, pero no todo el mundo conoce el enorme potencial que tienen estas plataformas para ayudarnos a ser más eficientes en el trabajo.
Estos softwares incluyen múltiples funciones, como herramientas para definir la prioridad de los correos o reglas que nos permiten definir determinadas acciones conjuntas cuando se cumple una condición concreta (por ejemplo, derivar automáticamente a una carpeta todos los mensajes que contengan ciertas palabras clave).
5. Comunicación en equipo
Herramientas como Slack o Teams son muy útiles para mejorar la eficiencia de la comunicación del equipo. Precisamente, en este artículo te contábamos todo el potencial de Teams . Además, a diferencia de la comunicación por correo electrónico, facilitan mantener el registro de los intercambios de forma cómoda y fácilmente gestionable. Estas aplicaciones permiten crear canales temáticos con determinados miembros del equipo, enviar mensajes de audio, compartir documentos y guardarlos de manera accesible para todos, y realizar llamadas o videollamadas . Además, también pueden conectarse al calendario digital de cada uno de los miembros del equipo (siempre que sean compatibles).
Por otro lado, el chat incluido en estas plataformas normalmente nos permite indicar nuestro estado (“Disponible”, “Ocupado”, etc.), por lo que también nos servirá para indicar al resto del equipo cuando nos va bien atenderlos y cuándo no.
6. Aplicaciones de videoconferencia
Las aplicaciones de videoconferencia, sean Zoom, Google Meet, Teams o Skype, se popularizaron en gran medida durante la pandemia, pero hoy son todavía una herramienta muy utilizada, que hemos incorporado a nuestro día a día. Son útiles tanto para llevar a cabo reuniones como para exposiciones o ponencias. Permiten pedir turno de palabra, compartir pantalla para hacer más claras las explicaciones, y en muchos casos incluso incluyen una pizarra en la que anotar las ideas que surjan durante la sesión. Si quieres empezar hoy mismo, aquí te explicamos todo lo que hay que saber para programar reuniones o eventos en directo con Teams.
7. Aplicaciones de gestión del tiempo
Las herramientas de gestión del tiempo tienen tanto partidarios como detractores, pero si se utilizan realmente como una forma de identificar a la que dedicamos nuestro tiempo y encontrar oportunidades de mejora –y no como una herramienta de control y de supervisión–, pueden ser una opción interesante.
Existen varias, pero las más conocidas que encontrarás son RescueTime, Clockify, Tmetric o Toggl.
8. Aplicaciones de productividad personal
Existen numerosos programas o aplicaciones que buscan ofrecer a las personas usuarias un instrumento para organizar mejor su flujo de trabajo o para automatizar procesos. Quizás, incluso demasiadas aplicaciones, si perdemos la cabeza probando una tras otra, y acabamos en la paradoja de ser más improductivos que al inicio.
Por eso, lo mejor es decidirse y apostar por una. Microsoft Planner, Be Focused, Asana o Bitrix24 son sólo algunas de las opciones que ofrecen la posibilidad de diseñar cronogramas y realizar el seguimiento de tus proyectos.
9. Gestores de documentos online
Son muchas las ventajas que ofrecen plataformas como Google Drive, OneDrive o Dropbox, entre otras, de cara a gestionar archivos compartidos. Los principales proveedores de servicios en la nube también ofrecen sus propias versiones de procesadores de textos u hojas de cálculo, por lo que es sin duda una magnífica opción a la hora de crear y gestionar documentos en los que varias personas tengan que trabajar de forma conjunta.
En la medida en que permite realizar un rastreo de las aportaciones de cada uno y deshacerlas si es necesario, este sistema hace posible tener un mayor control sobre las diferentes versiones de un documento y hace más difícil que éste se pierda o que una versión errónea sustituya el original. Además, facilita que dos o más personas trabajen simultáneamente, guardando todos sus cambios, lo que los documentos offline no permiten.
10. Aplicaciones de planificación financiera
Si eres autónomo o autónoma, o bien si la gestión financiera forma parte de tus tareas laborales, aplicaciones como PocketSmith , Mint o YNAB pueden ayudarte mucho. Con estas aplicaciones podrás controlar las finanzas de tu empresa o entidad y establecer metas financieras realistas.
Esperamos que estas herramientas digitales y las diversas funcionalidades que hemos comentado a lo largo de este artículo te hayan parecido interesantes, y sobre todo, que sean buenos aliados de cara a mejorar tu eficiencia en el trabajo. Verás que aprovechar sus numerosas posibilidades puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y aumentar tu productividad global.
Por último, a pesar de todo, hay que tener en cuenta que las herramientas son simplemente herramientas, y que lo importante es el uso que hacemos, así como que las pausas y el tiempo de descanso son imprescindibles para gozar de una buena salud mental y poder asegurar también mejores resultados en las horas de productividad en tu trabajo. En este sentido, el mejor complemento son las herramientas de gestión del estrés o las técnicas de relajación que te permitirán afrontar más serenamente momentos de tensión.