Segur que moltes vegades has sentit que no arribes a tot. Que al teu voltant s’acumulen molts estímuls i pressions: les dates límit a punt de vèncer, correus urgents, interrupcions diverses, canvis de prioritats, tasques que es superposen, etc. Tots aquests imprevistos et poden distreure del que estàs fent, desorganitzen el teu calendari i, sobretot, comporten una càrrega afegida d’estrès per a tu.
Tot i que a vegades aquestes situacions són inevitables, disposar de bones eines de gestió del teu flux de feina et permetrà fer-hi front de manera més tranquil·la, eficaç i ràpida. I al seu torn, estalviar-te una bona dosi d’estrès. Per això, a tots els nostres cursos de Tecnologies de la Informació i la Comunicació, les eines digitals de gestió tenen un paper important.
Si et sents identificat amb el que t’hem explicat fins aquí, i vols optimitzar les teves hores de treball, en aquest article et presentem 10 eines digitals per millorar l’eficiència a la feina. Segueix llegint!
1. Gestors de tasques i projectes
Una de les eines més útils per gestionar la feina de tot l’equip són els gestors de tasques i projectes. Alguns dels exemples més destacats son: Trello (No et perdis el nostre webinar sobre Trello!), Miro, Asana, Microsoft Planner.
Totes elles et permetran organitzar col·lectivament les tasques, assignar-les a les persones pertinents i fer-ne un seguiment a través d’estats que es poden anar actualitzant. D’aquesta manera, tot l’equip pot tenir una visió general de qui està fent què, i en quin punt es troba. A més, algunes d’aquestes plataformes també disposen de pissarres virtuals que poden ser interessants per compartir o desenvolupar idees.
2. Calendaris digitals
A l’hora d’escollir un calendari digital, més enllà de que sigui intuitiu, el més important és que es pugui sincronitzar amb altres aplicacions i dispositius, i que el puguis personalitzar al teu gust. D’aquesta manera, l’aniràs incorporant al teu dia a dia i t’ajudarà a millorar la teva eficiència a la feina.
En aquest sentit, pots utilitzar Google Calendar, Outlook Calendar o, si vols ser més original, provar una eina molt senzilla com Any.do. Aquests calendaris no només et permeten anotar esdeveniments o concertar reunions, sinó que tenen nombroses funcionalitats molt interessants. Amb elles, per exemple, és possible confrontar el teu calendari amb el d’altres persones del teu equip per organitzar-vos millor, enviar recordatoris abans d’una reunió o modificar-ne automàticament la data, establir hores susceptibles de ser reservades, fer cerques avançades entre els esdeveniments programats, aplicar-hi filtres, etc.
3. Aplicacions de presa de notes
Aplicacions com Evernote o OneNote, entre d’altres, et permeten prendre notes a les quals podràs accedir des de qualsevol dispositiu amb connexió a internet. Depenent del programa, tindràs disponibles diferents funcionalitats, amb les quals podràs per exemple vincular les teves notes amb el teu calendari digital, gravar i reproduir notes de veu, escanejar documents amb el mòbil i guardar-ne el contingut com a text, emmarcar pàgines web que t’interessin, etc.
4. Gestors de correu electrònic
Qui més qui menys, tothom fa servir alguna aplicació de correu electrònic, sigui Gmail, Outlook o alguna altra de similar, però no tothom coneix l’enorme potencial que tenen aquestes plataformes per ajudar-nos a ser més eficients a la feina.
Aquests programaris inclouen múltiples funcions, com ara eines per definir la prioritat dels correus o bé regles que ens permeten definir determinades accions conjuntes quan es compleix una condició concreta (per exemple, derivar automàticament a una carpeta tots els missatges que continguin certes paraules clau).
5. Comunicació en equip
Eines com ara Slack o Teams són molt útils de cara a millorar l’eficiència de la comunicació de l’equip. Precisament, en aquest article t’explicàvem tot el potencial de Teams. A més, a diferència de la comunicació per correu electrònic, faciliten mantenir el registre dels intercanvis de manera còmoda i fàcilment gestionable. Aquestes aplicacions permeten crear canals temàtics amb determinats membres de l’equip, enviar missatges d’àudio, compartir documents i desar-los de manera accessible per a tothom, i realitzar trucades o videotrucades. A més, també es poden connectar al calendari digital de cadascun dels membres de l’equip (sempre que siguin compatibles).
D’altra banda, el xat inclòs en aquestes plataformes normalment ens permet indicar el nostre estat (“Disponible”, “Ocupat”, etc.), de manera que també ens servirà per indicar a la resta de l’equip quan ens va bé atendre’ls i quan no.
6. Aplicacions de videoconferència
Les aplicacions de videoconferència, siguin Zoom, Google Meet, Teams o Skype, es van popularitzar en gran manera durant la pandèmia, però avui són encara una eina molt utilitzada, que hem incorporat al nostre dia a dia. Son útils tant per dur a terme reunions com per a exposicions o ponències. Permeten demanar torn de paraula, compartir pantalla per fer més clares les explicacions, i en molts casos fins i tot inclouen una pissarra en la qual es poden anotar les idees que sorgeixin durant la sessió. Si vols començar avui mateix, aquí t’expliquem tot el que cal saber per programar reunions o esdeveniments en directe amb Teams.
7. Aplicacions de gestió del temps
Les eines de gestió del temps tenen tant partidaris com detractors, però si s’utilitzen realment com una manera d’identificar a què dediquem el nostre temps i trobar oportunitats de millora –i no com una eina de control i de supervisió–, poden ser una opció interessant.
N’existeixen diverses, però les més conegudes que hi trobaràs són RescueTime, Clockify, Tmetric o Toggl.
8. Aplicacions de productivitat personal
Existeixen nombrosos programes o aplicacions que busquen oferir a les persones usuàries un instrument per organitzar millor el seu flux de feina o per automatitzar processos. Potser, fins i tot masses aplicacions, si perdem el cap provant una rere l’altre, i acabem en la paradoxa de ser més improductius que a l’inici.
Per això, el millor és decidir-se i apostar per una. Microsoft Planner, Be Focused, Asana o Bitrix24 són només algunes de les opcions que ofereixen la possibilitat de dissenyar cronogrames i fer el seguiment dels teus projectes.
9. Gestors de documents en línia
Són molts els avantatges que ofereixen plataformes com Google Drive, OneDrive o Dropbox, entre d’altres, de cara a gestionar arxius compartits. Els principals proveïdors de serveis al núvol també ofereixen les seves pròpies versions de processadors de textos o fulls de càlcul, de manera que és sens dubte una magnífica opció a l’hora de crear i gestionar documents en els quals diverses persones hagin de treballar de manera conjunta.
En la mesura en què permet fer un rastrejament de les aportacions de cadascú i desfer-les si cal, aquest sistema fa possible tenir un major control sobre les diferents versions d’un document i fa més difícil que aquest es perdi o que una versió errònia substitueixi l’original. A més, facilita que dues o més persones hi treballin simultàniament, guardant tots els seus canvis, cosa que els documents offline no permeten.
10. Aplicacions de planificació financera
Si ets autònom o autònoma o bé si la gestió financera forma part de les teves tasques laborals, aplicacions com PocketSmith, Mint o YNAB et poden ajudar molt. Amb aquestes aplicacions, podràs controlar les finances de la teva empresa o entitat i establir metes financeres realistes.
Esperem que aquestes eines digitals i les diverses funcionalitats que hem comentat al llarg d’aquest article t’hagin semblat interessants, i sobretot, que siguin bons aliats de cara a millorar la teva eficiència a la feina. Veuràs que aprofitar les seves nombroses possibilitats pot ajudar-te a gestionar millor el teu temps i a augmentar la teva productivitat global.
Finalment, malgrat tot, cal tenir en compte que les eines són simplement eines, i que l’important és l’ús que en fem, així com que les pauses i el temps de descans són imprescindibles per gaudir d’una bona salut mental i poder assegurar també millors resultats en les hores de productivitat a la teva feina. En aquest sentit, el millor complement son les eines de gestió de l’estrès o les tècniques de relaxació que et permetran afrontar més serenament moments de tensió.